POLÍTICA DE PRIVACIDAD
CITACHAT LLC

En CitaChat LLC ("CitaChat", "nosotros"), respetamos la privacidad y protegemos los datos personales de nuestros usuarios, clientes y terceros. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información cuando se utiliza la plataforma CitaChat (la "Plataforma").

1. Responsable del tratamiento

CitaChat LLC
Dirección: 16192 Coastal Highway, Lewes, Delaware 19958, Estados Unidos
Correo: soporte@citachat.co
Teléfono: +57 311 635 4428

2. Alcance

Esta Política aplica a toda información personal tratada a través del uso de la Plataforma, el sitio web https://citachat.co y los servicios asociados.

3. Tipos de información recopilada

Podemos recopilar y tratar las siguientes categorías de información:

• Información de identificación y contacto (nombre, correo electrónico, teléfono).
• Información empresarial (nombre de la empresa, rol, sector).
• Datos de clientes finales del Usuario (nombre, número telefónico, conversaciones, ubicación, intereses).
• Información técnica y de uso (direcciones IP, logs, eventos, metadatos).
• Contenido cargado a la Plataforma (bases de conocimiento, mensajes, configuraciones).
• Transcripciones y grabaciones de interacciones (texto y notas de voz) generadas a través de la Plataforma.

CitaChat no solicita intencionalmente datos sensibles, y el Usuario se compromete a no cargar este tipo de información salvo que sea legalmente permitido y necesario.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales son tratados para:

• Prestar y operar la Plataforma.
• Procesar y enrutar comunicaciones.
• Configurar, entrenar y mejorar funcionalidades, incluyendo modelos de inteligencia artificial propios.
• Investigación y desarrollo de tecnología de agentes de IA conversacionales: CitaChat utiliza datos de interacción anonimizados y/o agregados para el desarrollo y mejora de sus modelos propietarios de IA, con el objetivo de crear agentes de ventas más precisos, contextuales y efectivos. Esta finalidad es inherente al servicio y constituye parte del valor entregado al Usuario. (Ver §6 para detalle completo.)
• Seguridad, monitoreo, prevención de fraude y auditoría.
• Soporte técnico y atención al cliente.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

5. Rol de las partes

• El Usuario actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de sus clientes o leads.
• CitaChat actúa como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de clientes finales, conforme a las instrucciones del Usuario y la ley aplicable.
• CitaChat actúa como Responsable del Tratamiento respecto a los datos derivados del uso agregado de la Plataforma para el desarrollo de sus modelos propietarios de IA, siempre bajo procedimientos de anonimización o seudonimización adecuados.

6. Uso de datos para el desarrollo de inteligencia artificial propia

CitaChat desarrolla tecnología de agentes de IA conversacionales orientados a ventas (el "Agente"). Para mejorar la calidad, precisión y efectividad del Agente, CitaChat podrá utilizar datos de interacción de la Plataforma bajo las siguientes condiciones y garantías:

6.1 Qué datos se pueden usar para I+D:

• Transcripciones de conversaciones anonimizadas (sin nombre, teléfono ni identificadores directos del usuario final).
• Patrones de comportamiento conversacional agregados por vertical (inmobiliaria, automotriz, salud, etc.).
• Métricas de desempeño del Agente (tasa de calificación, tasa de agendamiento, tiempo de resolución).
• Configuraciones de prompts y bases de conocimiento, en formato agregado.

6.2 Garantías aplicables:

• Los datos utilizados para I+D son anonimizados o seudonimizados antes de cualquier procesamiento con esta finalidad.
• Ningún dato que permita identificar directamente a un individuo (nombre, teléfono, correo) será incluido en conjuntos de entrenamiento de modelos.
• Los datos de Gmail (ver §10) no se utilizan para ninguna finalidad de I+D o entrenamiento de IA.
• El Usuario puede solicitar, a través de soporte@citachat.co, que sus datos no sean utilizados para esta finalidad, sin que ello afecte la prestación del servicio base.
• CitaChat no vende, licencia ni transfiere a terceros los modelos entrenados con datos de los Usuarios.

6.3 Base legal:

Esta finalidad se sustenta en: (i) el interés legítimo de CitaChat en mejorar sus servicios (GDPR Art. 6(1)(f)); (ii) la ejecución del contrato de servicio, que incluye implícitamente la mejora continua del Agente (GDPR Art. 6(1)(b)); y (iii) el consentimiento del Usuario manifestado en la aceptación de estos Términos y el DPA.

7. Acceso y uso de datos por CitaChat

El Usuario autoriza expresamente a CitaChat a acceder, procesar, almacenar y analizar los datos tratados en la Plataforma para las finalidades descritas en esta Política, incluyendo el desarrollo y mejora de tecnología propia conforme a lo establecido en §6.

8. Subprocesadores y transferencias internacionales

CitaChat podrá utilizar proveedores tecnológicos (subprocesadores) ubicados en distintos países, incluidos servicios de nube, mensajería e inteligencia artificial. Dichos proveedores cumplen estándares de seguridad y confidencialidad acordes con prácticas internacionales. La lista actualizada de subprocesadores principales está disponible bajo solicitud a soporte@citachat.co.

9. Seguridad de la información

CitaChat implementa medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida, conforme a lo descrito en la Política de Seguridad disponible en https://citachat.co/security.

10. Integración con Google y uso de datos de Gmail

CitaChat puede integrarse con servicios de Google mediante autorización del usuario a través de OAuth, incluyendo permisos relacionados con Gmail para funcionalidades específicas dentro de la Plataforma.

En relación con los datos de usuarios de Google:

• CitaChat no vende, comparte ni transfiere datos de usuarios de Google a terceros.
• Los datos de Gmail únicamente se utilizan para enviar correos electrónicos de confirmación de citas en nombre del usuario autenticado dentro de la Plataforma.
• Los datos obtenidos mediante permisos de Gmail no se comparten con servicios de inteligencia artificial ni con proveedores externos de IA, incluyendo, entre otros, OpenRouter, Gemini u otros servicios similares.
• Los datos de Gmail no se utilizan para entrenamiento de modelos, procesamiento de inteligencia artificial, análisis masivo de datos ni para ningún propósito secundario.
• El acceso a datos de Gmail se limita estrictamente a la funcionalidad solicitada por el usuario dentro de CitaChat.

11. Conservación de la información

Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa. Una vez finalizado el servicio, CitaChat conservará los datos por un período máximo de 90 días para respaldo y eliminación segura, salvo obligación legal que requiera un período mayor. Los datos anonimizados utilizados para I+D podrán conservarse por períodos más extensos en tanto no permitan identificar a ningún individuo.

12. Solicitudes de autoridades públicas

12.1 Revisión de legalidad

Ante cualquier solicitud de autoridades gubernamentales o entidades públicas sobre datos personales de usuarios, CitaChat LLC realizará una revisión obligatoria de la legalidad, legitimidad y proporcionalidad de dicha solicitud antes de dar cualquier respuesta, conforme a las leyes del Estado de Delaware (EE.UU.) y los estándares internacionales de protección de datos aplicables.

12.2 Derecho a recusar

CitaChat se reserva el derecho de recusar, objetar o impugnar judicialmente cualquier solicitud de acceso a datos personales que considere excesiva, ilegítima, no autorizada legalmente, o que contravenga los derechos fundamentales de los titulares. En tales casos, CitaChat notificará al titular cuando la ley lo permita.

12.3 Principio de minimización ante autoridades

En caso de que una solicitud de autoridad sea legítima, CitaChat divulgará únicamente la mínima información necesaria para cumplir con la obligación legal, conforme al principio de minimización de datos.

12.4 Documentación

CitaChat mantendrá un registro interno de todas las solicitudes recibidas de autoridades públicas, incluyendo: (i) la identidad de la autoridad solicitante; (ii) la base legal invocada; (iii) los datos divulgados si aplica; (iv) la respuesta proporcionada y el razonamiento jurídico correspondiente; y (v) la fecha de la solicitud y respuesta.

12.5 Transparencia

CitaChat publicará, en la medida en que la ley lo permita, reportes de transparencia sobre solicitudes de autoridades cuando el volumen así lo justifique.

13. Derechos de los titulares

Los titulares de datos pueden ejercer sus derechos de:

• Acceso
• Rectificación
• Actualización
• Supresión
• Oposición al tratamiento para finalidades de I+D (ver §6.2)
• Portabilidad (donde aplique)

A través del Usuario Responsable del Tratamiento o directamente escribiendo a: soporte@citachat.co. CitaChat responderá en un plazo no mayor a 30 días hábiles.

14. Modificaciones

CitaChat podrá modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios materiales serán notificados a los Usuarios con al menos 15 días de anticipación mediante correo electrónico o aviso en la Plataforma.

CitaChat LLC — soporte@citachat.co — citachat.co